Google Form Yanıtlardan Otomatik Google Döküman Nasıl Oluşturulur?

Google form da temel bazda olacak şekilde birden fazla makale paylaştım. Artık ufaktan biraz bazı durumlar için otomatik çalışmalar nasıl yaparız ondan bahsetmek istiyorum.

Bu yazımda google formunuza aldığınız yanıtlara göre otomatik döküman ve döküman içeriği nasıl oluşturulur ondan bahsedeceğim.

Yazı sonunda göreceğiniz çalışmayı şöyle örnekleyelim :

Kısaca isim, soy isim ve ders seçimi konusunda bir form oluşturduğunuzu var sayalım. Bu formun yanıtına göre aşağıdaki şekilde her yanıt için bir döküman oluşturabileceğiz.

Sayın {{İsim}} {{Soyİsim}} {{Dönem}} dönemi için başvurunuz alınmıştır. Saygılarımızla (alert-success)

Her başvuru için oluşturulan dökümanın ismi de kişinin ismi, soy ismi vs olabilir. Ben bu örnekte kişi ismiyle dosyalar oluşturacağım.

Kullanacağımız 4 uygulama var :

• Google form
• Google sheet
• Google Docs
• App Script

Gelin şimdi nasıl yapabiliriz konusuna:

1 - Yeni bir Google Sheet oluşturun :

Bu sayfa bizim form yanıtlarınız bağlayacağımız sayfa olacak. Siz yeni bir form oluşturup da yapabilirsiniz ya da benimki sheet üzerinden yeni bir form oluşturup yapabilirsiniz. Tercih sizin.

2 - Form oluşturun

Tools>Create new form diyerek basitçe bir form oluşturun. 

Ben basitçe isim - soy isim ve dönem şeklinde yanıtlar talep ettim : 

3 - Yeni bir döküman oluşturun.

Burada taslak oluşturacağız. Yine basitçe yukarıda verdiğim şekilde bir onay dökümanı oluşturacağım. Siz tablo oluşturabilirsiniz, uzunca metin yazıp aralara değişken atayabilirsiniz. Size kalmış.

4 - App Script

Extensions > App Script yolunu izleyin ve aşağıdaki kod blogunu buraya yapıştırın. 

function autoFillGoogleDocFromForm(e) { //e.values is an array of form values var timestamp = e.values[0]; var isim = e.values[1]; var soyisim = e.values[2]; var donem = e.values[3]; //file is the template file, and you get it by ID var file = DriveApp.getFileById('DocID'); //We can make a copy of the template, name it, and optionally tell it what folder to live in //file.makeCopy will return a Google Drive file object var folder = DriveApp.getFolderById('DriveID') var copy = file.makeCopy(isim, folder); //Once we've got the new file created, we need to open it as a document by using its ID var doc = DocumentApp.openById(copy.getId()); //Since everything we need to change is in the body, we need to get that var body = doc.getBody(); //Then we call all of our replaceText methods body.replaceText('{{İsim}}', isim); body.replaceText('{{Soyİsim}}', soyisim); body.replaceText('{{Dönem}}', donem); //Lastly we save and close the document to persist our changes doc.saveAndClose(); } (code-box)

Google Drive ve döküman ID lerinizi kendinize göre değiştirmeyi unutmayın!

Son olarak bir trigger oluşturmamız gerekecek. Yani bu işlemi ne zaman gerçekleştirmek istediğimizi belirtmemiz gerekiyor. Her form oluştuğunda gerçekleşsin istediğimiz için aşağıdaki şekilde oluşturun:

Şimdi formunuzu doldurarak belirttiğiniz adreste dökümanların isme göre oluştuğunu göreceksiniz.

Son Sözler

Google form örnekleri konusunda güzel bir çalışmayı sizlerle paylaştım. Eğer daha farklı çalışma beklentiniz varsa iletişim bölümünden bana yazarak size özel bir uygulama yapılmasını talep edebilirsiniz!